Nous sommes Syloa, le spécialiste du tourisme d’affaires et événementiel du Groupe Rouge Vif.
Notre équipe, composée de 5 chef·fes de projet événementiel et de notre directrice, Karine Méjean, organise depuis Lyon des événements sur mesure : conventions, voyages de fidélisation, incentives, séminaires…
Notre client, spécialiste du transport et de la logistique, a réuni près de 100 managers à Séville.
Pourquoi là-bas ? Pour l’énergie de la ville, sa culture, son soleil, et ce petit supplément d’âme qui donne envie d’échanger.
Plénières, ateliers, découvertes locales, et une soirée de gala qui restera dans les mémoires.
Derrière ces photos, il y a une année de travail.
Tout a commencé en octobre 2024 : un brief client, un brainstorming, trois destinations passées au crible — concept, budget, accessibilité, cohérence culturelle.
Une fois Séville validée, nous affinons, précisons, ajustons.
Deux repérages ont été nécessaires sur place : vérification des lieux, tests des parcours, rencontres des prestataires…
Pendant un an : réunions, points budget, ajustements, nouvelles demandes, nouvelles idées.
Toujours avec le même objectif : un accompagnement continu pour garantir une vision partagée et un déroulé fluide.
Les défis ? Ils sont nombreux.
Un rétroplanning exigeant.
Des informations à récupérer, parfois alors que personne ne les a encore.
La logistique : badges, carnets de voyage, signalétique.
Sur place : coordonner, vérifier, fluidifier.
Et surtout… synchroniser près de 100 arrivées depuis les quatre coins du monde !
Sans oublier de respecter les cultures, les rythmes, les régimes alimentaires.
Gérer les demandes individuelles, être présentes à chaque instant… tout en sachant s’effacer pour laisser place au client.
Une petite équipe, oui. Mais très soudée. Tout le monde s’entraide et est polyvalent.
Et surtout : nous aimons profondément ce que nous faisons.
Anticiper. Improviser. S’adapter.
Et rester positifs, quoi qu’il arrive, en composant avec les aléas du terrain…
Pour l’anecdote, Karine Méjean a dû, à Ibiza, repenser en dernière minute tout le programme d’un événement lorsque des pluies torrentielles se sont invitées. Il a fallu imaginer des alternatives en urgence pour le lendemain… et continuer d’avancer avec le sourire.
C’est ça, l’esprit Syloa.
Les derniers jours de préparation.
Le jour J, quand tout s’enchaîne.
Et surtout : les retours clients — immédiats, sincères, sur le terrain.
Ce petit moment où nous savons que tout le travail mené a porté ses fruits.
Orchestrer un jour une immense convention internationale à l’autre bout du monde… pourquoi pas à Shanghai, récemment évoquée par l’un de nos clients !
On a hâte !